Update 2019 Cara Membuat, Struktur dan Contoh Kop Surat yang Benar
Di dunia surat menyurat, Anda pasti sudah tidak asing dengan surat-surat yang sifatnya pribadi seperti surat cinta atau surat pribadi lainnya. Namun tak banyak orang yang mengenal tentang surat yang sifatnya resmi. Hal ini karena surat resmi hanya dibuat khusus oleh lembaga-lembaga tertentu dengan sistematika yang membedakannya dengan surat pribadi. Salah satunya adalah adanya kop surat. Jika belum bisa membuat kop surat untuk surat resmi, Anda bisa memperhatikan contoh kop surat dan identifikasi apa saja yang ada di dalamnya.
Inilah Beberapa Hal yang Harus Ada di dalam Kop Surat Beserta Contoh Kop Surat yang Benar
Jika selama ini Anda hanya mengenal dan tahu cara membuat surat pribadi saja, maka kini saatnya Anda juga tahu dan mengenal lebih dalam tentang surat resmi. Memang tidak semua orang bisa membuat surat resmi. Hal tersebut karena surat resmi hanya dikeluarkan oleh lembaga, organisasi atau instansi yang bersifat resmi pula. Identitas pengirimnya yang bersifat sangat resmi ini bisa dilihat dari cara penulisan surat yang disertai dengan adanya kop surat. Untuk mengenal apa itu kop surat dan contoh kop surat yang baik. Berikut adalah penjelasan lengkapnya.
Sebelum mulai membuat dan mengetahui contoh kop surat yang baik, lebih dulu Anda harus mengetahui apa itu kop surat dan apa fungsinya. Kop atau kepala surat ini adalah salah satu bagian dari surat yang sifatnya formal atau resmi yang membedakannya dengan surat pribadi. Dari adanya kop inilah pembaca bisa tahu fungsi atau urgensi pembuatan surat tersebut.
Fungsi dari kop atau kepala surat ini tak lain adalah sebagai identitas dari pengirim yang merupakan sebuah lembaga, organisasi atau instansi tertentu. Fungsi dari kop atau kepala surat juga adalah untuk memberitahukan jenis surat apa yang ada di dalamnya. Kop ini biasanya berada di bagian paling atas dari sebuah surat resmi. Karena itulah kop ini juga disebut sebagai kepala surat. Untuk memudahkan penerima, maka informasi yang harus ada di dalam kop surat juga harus selengkap mungkin. Semakin lengkap informasinya tentu akan semakin baik dan tentu saja akan semakin memudahkan bagi penerimanya. Tak heran jika dalam semua contoh kop surat Anda pasti akan menemukan informasi umum dari sebuah instansi.
Sama seperti dalam pembuatan surat resmi yang harus memenuhi struktur tertentu, maka begitu juga dengan kop surat. Ada struktur atau sistematika yang harus dipenuhi saat membuat kop surat. Sebelum mulai membuat contoh kop surat yang baik dan benar, berikut ini adalah poin-poin yang harus terdapat di dalam kop surat.
#Logo
Poin pertama yang harus ada di dalam sebuah kop surat yang baik adalah logo instansi, organisasi maupun lembaga pengirim surat tersebut. Yang dimaksud dengan logo disini adalah lambang atau simbol yang merepresentasikan lembaga atau instansi tersebut. Ukurannya cukup besar dan lebih besar dibandingkan bagian kop lainnya dan juga berada di bagian paling atas surat. Dalam setiap contoh kop surat yang sering dibuat, bagian ini kadang digambarkan berwarna kadang juga hanya hitam putih sesuai kebutuhan.
#Nama Instansi atau Lembaga Pengirim
Seperti fungsinya sebagai identitas dari instansi pengirim, tentu saja nama adalah hal yang tidak boleh dilewatkan dalam membuat kop surat. Penulisan nama instansi ini juga diatur secara khusus, yaitu penulisan nama instansi ini harus menggunakan huruf kapital. Jika instansi berada di bawah naungan instansi lain atau lembaga lain yang lebih besar, maka keduanya juga harus ditulis di dalam kop surat. Cara penulisannya, instansi atau lembaga yang lebih besar ditulis dengan ukuran font yang lebih besar dibandingkan dengan instansi di bawahnya.
#Identitas Instansi
Selain nama instansi, ada identitas lain dari sebuah perusahaan yang harus ada di dalam kop surat. Data identitas seperti alamat instansi, nomor telpon, alamat faks, alamat email dan situs resmi jika ada. Semua informasi ini harus ditulis dengan lengkap di bawah nama instansi. Cara penulisannya hanya menggunakan huruf kapital di setiap awal kata. Penulisan alamat dan identitas ini juga ada aturannya. Misalnya tidak menyingkat kata-kata yang ada di dalamnya dan juga tidak menggunakan PO BOX sebagai penunjuk alamat. Aturan lainnya adalah harus menggunakan titik dua (:) jika menuliskan identitas berbentuk nomor.
Struktur dan aturan tersebutlah yang harus diperhatikan saat menulis kop surat yang baik dan benar. Sebelum melihat contoh kop surat yang baik dan benar, Anda juga harus tahu cara membuat kop surat yang mudah. Dengan kemajuan fitur-fitur yang ada saat ini, Anda bisa membuat kop surat dengan muda dari perangkat komputer Anda. Apalagi dari aplikasi Microsoft Word. Ada fitur yang akan memudahkan Anda dalam membuat kop surat. Nah, untuk membuat Anda semakin paham dan familiar dengan kop surat, berikut adalah beberapa contoh yang biasanya ditemukan di dalam kop surat.
Terimakasih telah mengunjungi salah satu ulasan artikel dari WartawanKampung.com dan jangan lupa kunjungi atikel terbaru dari kami sehingga tidak ketinggalan informasi terbaru yang sayang untuk tidak mengetahuinya. Wassalam