Penjelasan Lengkap, Sistematika dan Contoh Surat Resmi By Wartawan Kampung
Ada beragam jenis surat, baik yang bersifat pribadi maupun bersifat resmi. Masing-masing juga pasti punya struktur dan cara penulisannya sendiri. Kali ini akan dibahas lengkap tentang surat resmi, mulai dari pengertian, fungsi, struktur, cara penulisan hingga contoh surat resmi. Dengan penjelasan ini bisa menjadi panduan untuk Anda yang ingin membuat surat resmi namun belum tahu caranya.
Struktur dan Contoh Surat Resmi
Sebelum mengetahui lebih jauh tentang bagaimana cara membuat dan contoh surat resmi, sebelumnya Anda harus mengetahui tentang apa surat resmi itu. Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan resmi yang dibuat dengan aturan dan ketentuan tertentu. Surat ini hanya digunakan oleh pihak-pihak tertentu, baik itu bersifat perseorangan, organisasi, lembaga maupun instansi tertentu.
Karena dibuat dan digunakan oleh pihak-pihak tertentu, tentu saja surat ini dibuat dengan maksud dan fungsi tertentu pula. Surat resmi salah satunya berfungsi sebagai bukti tertulis yang bisa dipertanggungjawabkan. Fungsi lain dari surat resmi ini juga sebagai pedoman kerja karena tak jarang surat resmi berisi langkah dan panduan kerja untuk beberapa pekerjaan tertentu. Nah, sebelum membuat contoh surat resmi yang baik, Anda juga harus tahu struktur dalam pembuatan surat resmi. Sebuah surat resmi harus terdiri dari struktur berikut.
#Kepala (Kop) Surat
Bagian paling atas dari sebuah surat resmi yang berfungsi sebagai identitas dari lembaga atau instansi pengirim surat. Karena itulah jika Anda mencari contoh surat resmi, pasti bagian kop adalah bagian yang pasti ada. Di dalam kop surat juga harus tercantum nama dan logo instansi, kode surat, alamat, nomor telepon, faks dan kode pos lembaga yang bersangkutan.
#Tanggal Surat
Bagian selanjutnya berada tepat di bawah kop surat adalah tempat dan tanggal surat. Bagian ini menunjukkan lokasi dan waktu penulisan surat. Letaknya di pojok kanan bagian atas. Penulisannya dipisah dengan tanda koma antara tempat dan tanggal suratnya.
#Nomor Surat
Bagian inilah yang juga membedakan antara surat yang bersifat pribadi dan surat resmi. Setiap contoh surat resmi juga pasti akan menuliskan bagian ini sebagai bagian paling penting karena menunjukkan kepentingan atau tujuan penulisan surat tersebut. Tujuan diberikannya nomor surat adalah untuk beberapa hal, seperti misalnya untuk memudahkan saat pengarsipan, memudahkan ketika akan menghitung jumlah surat yang keluar dan masuk dalam satu periode dan beberapa tujuan lainnya. Untuk letaknya, bagian ini terletak sejajar dengan tempat dan tanggal namun berada di sebelah kiri.
#Lampiran
Selanjutnya adalah lampiran yang berfungsi untuk menunjukkan ada atau tidaknya dokumen lain yang dikirimkan bersama dengan surat tersebut. Dengan begitu penerima jadi lebih mudah untuk mengecek ulang jika memang ada dokumen lain yang disertakan. Selain itu penerima juga akan lebih dimudahkan jika memang ada dokumen yang dibutuhkan, karena tidak perlu meminta pengirim untuk mengirim ulang.
#Perihal
Pada bagian ini berfungsi untuk menunjukkan apa yang akan dibicarakan di dalam surat. Dengan begitu penerima bisa mendapat gambaran tentang isi surat. Hal ini harus ditulis dengan singkat dan jelas serta hanya berupa frasa kata .
#Salam Pembuka
Saat menulis surat juga harus menunjukkan tata krama dan etika yang baik. Caranya yaitu dengan memberikan salam pembuka ini. Salam pemuka juga bisa ditulis dalam berbagai bentuk. Bisa dimulai dengan salam yang sifatnya islami ataupun salam yang bersifat lebih umum.
#Isi Surat
Yang paling penting dan merupakan bagian inti dari surat resmi tentu saja adalah isi surat. Di dalam isi surat juga terdapat bagian pembukaan yang mana kalimatnya disesuaikan dengan maksud penulisan surat tersebut. untuk membuat isi surat ini haruslah sistematis, jelas dan pastinya menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Dengan begitu isi surat bisa tersampaikan dengan baik.
Baca Juga Ingin Membuat Surat Lamaran Kerja yang Menarik dan Benar? Perhatikan Contoh Surat Lamaran Kerja Berikut
#Penutup
Setelah isi, ada bagian yang menyimpulkan atau sebagai kunci utama dari isi surat. Biasanya dalam bentuk ucapan terima kasih atas hal yang sudah dikemukakan di dalam isi surat. Penutup juga harus dibuat secara singkat dan jelas.
#Salam Penutup
Di dalam salam penutup ini harus ada identitas lembaga atau instansi dari pengirim. Dengan begitu surat bisa dipertanggung jawabkan kebenaran dan isi di dalamnya.
#Tembusan
Bagian paling akhir adalah tembusan yang menjelaskan tentang salinan surat yang juga dikirimkan kepada instansi atau pihak lain.
Untuk lebih memahami surat resmi dengan baik, berikut ini adalah contoh surat resmi yang bisa menjadi referensi buat Anda yang akan membuatnya. Contoh di bawah ini adalah contoh paling mudah dari surat resmi. Masih ada banyak jenis surat lain yang contohnya juga bisa Anda dapatkan di internet.
Contoh surat resmi
PEMERINTAH KABUPATEN JOMBANG
DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 35
Jl. KH Hasyim Asyari No. 35 Kota Jombang
Telp: (0321) 675788
Nomor : 03/SMAN35/X/2018 Jombang, 2 Desember 2018
Lampiran : –
Hal : Reuni Akbar
Yth.
Alumni angkatan 2013-2017
SMA Negeri 35
Jombang
Assalamualaikum Wr.Wb
Dalam rangka memperingati hari jadi SMA Negeri 35 Jombang yang ke-50, kami selaku pengurus Organisasi Intra Sekolah (OSIS) berniat mengadakan kegiatan reuni yang akan melibatkan alumnus dari angkatan 2013-2017. Acara yang bertajuk “The Silver Age” ini akan dilaksanakan pada:
Hari / tanggal : Sabtu, 29 Desember 2018
Waktu : 09.00-13.00 WIB
Tempat : Aula utama SMA Negeri 35 Jombang
Mengingat begitu penting dan sakralnya acara tersebut, diharapkan kepada para alumnus untuk datang tepat waktu. Demikian surat ini dibuat sebagai undangan untuk menghadiri acara reunian sekaligus perayaan ulang tahun ke 50 SMA Negeri 35 Jombang. Sebagai informasi tambahan karena acara dibuat dengan tema silver age, peserta reuni diharapkan untuk mengenakan kostum sesuai dengan tema yang sudah ditentukan dengan pilihan sebagai berikut:
Pakaian dengan warna abu-abu atau silver
Pakaian semi formal
Atas partisipasinya, kami ucapkan terima kasih banyak.
Kepala SMA Negeri 35 Jombang
Nur Rohman
NIP: 1223577890
Surat resmi adalah salah satu jenis surat yang cukup banyak ditemukan. Berdasarkan sifatnya, surat ini hanya bisa dikeluarkan oleh lembaga, organisasi atau instansi resmi yang diakui. Tujuan dibuatnya surat ini tentu saja digunakan sebagai sarana atau media komunikasi yang sifatnya resmi karena dikeluarkan oleh lembaga yang diakui secara hukum.
Penjelasan di atas adalah penjelasan lengkap tentang surat resmi, mulai dari pengertian, fungsi, struktur dan contoh dari surat yang bersifat resmi. Dengan penjelasan tentang struktur dan sistematika serta contoh surat resmi di atas, kini Anda bisa tahu apa perbedaan antara surat yang bersifat pribadi dan surat resmi. Penjelasan lengkap tentang surat resmi di atas semoga bisa menjadi referensi terbaik yang bisa Anda contoh saat membuat surat yang bersifat resmi.
Terimakasih telah mengunjungi salah satu ulasan artikel dari WartawanKampung.com dan jangan lupa kunjungi atikel terbaru dari kami sehingga tidak ketinggalan informasi terbaru yang sayang untuk tidak mengetahuinya. Wassalam